Verhaltenskodex (Code of Conduct) für Lieferanten

01 Präambel

Wir als PROCON IT GmbH sind uns unserer gesellschaftlichen Rolle bewusst und bekennen uns aus diesem Grunde zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Das gleiche Verhalten wird auch von all unseren Lieferanten erwartet.
Auch bei unseren Mitarbeitenden setzen wir voraus, dass die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Verhaltens beachtet und in die Unternehmenskultur integriert werden. Weiter sind wir bestrebt, laufend unser unternehmerisches Handeln und unsere Dienstleistungen im Sinne der Nachhaltigkeit zu optimieren und fordern unsere Lieferanten auf, dazu im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes beizutragen.
Der Verhaltenskodex gilt als Grundlage für die Zusammenarbeit mit unseren Vertragspartnern und stützt sich auf nationale Gesetze und Vorschriften sowie internationale Übereinkommen wie die allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen, die Leitlinien über Kinderrechte und unternehmerisches Handeln, die Leitlinien der Vereinten Nationen „Wirtschaft und Menschenrechte“, die internationalen Arbeitsnormen der internationalen Arbeitsorganisation sowie den Global Compact der Vereinten Nationen. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften sowie die Anforderungen von Standards einhalten.

02 Inhalt

Die PROCON IT hat sich verbindliche Richtlinien für ein verantwortungsvolles Handeln auferlegt. Dabei berücksichtigen wir gleichermaßen ökologische, ökonomische, soziale und ethische Ziele. So definieren wir vorausschauendes Wirtschaften, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im betrieblichen Miteinander und eine intensive Reflexion der Auswirkungen unserer geschäftlichen Aktivitäten auf Gesellschaft und Umwelt als Basis unseres Handelns.

Wir erwarten von unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie sich mit uns gemeinsam bekennen:

zu menschenwürdigen Arbeitsbedingungen
- Gesetze und Regeln zur Wahrung der Menschenrechte, für faire Arbeitsbedingungen, gesetzliche Mindestlöhne und andere arbeitsrechtliche Bestimmungen werden eingehalten.
- Jede Form von Zwangs-, Pflicht- und Kinderarbeit wird abgelehnt. Jede Arbeit muss freiwillig sein und die Mitarbeitenden müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Die Lieferanten sind aufgefordert sich an die ILO-Konventionen zum Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern zu halten. Demnach soll das Alter nicht geringer sein als das Alter, mit dem die allgemeine Schulpflicht endet und in jedem Fall nicht unter 15 Jahre.
zu Vereinigungsfreiheit
- Unsere Supplier respektieren die Vereinigungsfreiheit sowie das Recht Interessengruppen zu bilden.
- Sie räumen ihren Arbeitnehmern auf Basis der nationalen Gesetzgebung das Recht ein, ihre Interessen wahrzunehmen.
zu Nichtdiskriminierung,
- Die Diskriminierung von Mitarbeitenden in jeglicher Form ist unzulässig. Der Grundsatz der Nichtdiskriminierung verlangt die Gleichbehandlung einer Einzelperson oder einer Gruppe, ungeachtet ihrer persönlichen Merkmale, einschließlich des Geschlechts, der Rasse, der Hautfarbe, der ethnischen oder sozialen Herkunft, der genetischen Merkmale, der Sprache, Religion oder Weltanschauung, der politischen oder sonstigen Anschauung, der Zugehörigkeit zu einer nationalen Minderheit, des Vermögens, der Geburt, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Ausrichtung.
zu einem umfassenden Arbeits- und Gesundheitsschutz,
- Unsere Lieferanten halten mindestens die jeweiligen nationalen Standards für ein sicheres und hygienisches Arbeitsumfeld ein und treffen in diesem Rahmen angemessene Maßnahmen zur Gewährleistung der Gesundheit und der Sicherheit am Arbeitsplatz, damit gesundheitsgerechte Beschäftigungsbedingungen gewährleistet werden.
zu einem verantwortungsvollen Umweltbewusstsein,
- Umgang mit Luftemission: Der Lieferant hat die Aufgabe Lösungen zu finden allgemeine Emissionen aus den Betriebsabläufen (Luft- und Lärmemissionen) sowie Treibhausgasemissionen zu überwachen und zu reduzieren.
- Umgang mit Abfall und gefährlichen Stoffen: Der Lieferant folgt einer Herangehensweise, Festabfall zu ermitteln, zu handhaben, zu reduzieren und verantwortungsvoll zu entsorgen oder zu recyceln. Chemikalien oder andere Materialien, die bei ihrer Freisetzung in die Umwelt eine Gefahr darstellen, sind zu ermitteln und so zu handhaben, dass beim Umgang mit diesen Stoffen, der Beförderung, Lagerung, Nutzung, beim Recycling oder der Wiederverwendung und bei ihrer Entsorgung die Sicherheit gewährleistet ist.
- Verbrauch von Rohstoffen und natürlichen Ressourcen reduzieren: Der Einsatz und der Verbrauch von Ressourcen und die Erzeugung von Abfall jeder Art, einschließlich Wasser und Energie, sind zu reduzieren bzw. zu vermeiden. Beispielsweise durch Einsparungen, durch Recycling oder Wiederverwendung von Materialien.
- Umgang mit Energieverbrauch/-effizienz: Es sind wirtschaftliche Lösungen zu finden, um die zu überwachende Energieeffizienz zu verbessern und den Energieverbrauch zu minimieren.
zu einem fairen Wettbewerb,
- Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs sind einzuhalten. Außerdem sind die geltenden Kartellgesetze anzuwenden.
zu einem hohen Informationssicherheits- und Datenschutzstandard,
- Wir haben in einer Informationssicherheitsrichtlinie für Supplier Mindestanforderungen formuliert, welche von allen Lieferanten erfüllt werden müssen, die im Rahmen ihrer Zusammenarbeit mit PROCON IT GmbH auf Systeme der PROCON IT GmbH (oder ihrer Kunden / Partner) zugreifen oder vertrauliche Informationen der PROCON IT GmbH erhalten. Darunter fallen unter anderem die sichere Handhabung von Informationen, Zugangskontrollen, Verschlüsselungen, Mitarbeiter-Sensibilisierung oder Bestimmungen zur physischen Sicherheit. Diese Richtlinie ist von allen Lieferanten zusätzlich anzuerkennen.
zur Respektierung der Rechte an geistigem Eigentum,
- Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren; Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen gewahrt werden.
zu einer Null-Toleranz-Politik bzgl. Integrität/Bestechung, Vorteilnahme,
- Bei allen Geschäftsaktivitäten sind höchste Integritätsstandards zugrunde zu legen. Der Lieferant muss beim Verbot aller Formen von Bestechung, Korruption, Erpressung und Unterschlagung eine Null-Toleranz-Politik verfolgen. Verfahren zur Überwachung und Durchsetzung der Normen sind anzuwenden, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten.
zur Förderung und Beteiligung aller Stakeholder,
- Wir sind an langfristigen Beziehungen und langfristig orientierten Partnerschaften interessiert. Zu unserem Wertekanon gehört, dass uns und unsere Partner unsere Haltung und das Streben nach Lösungen eint. Sie machen uns zu einer Gemeinschaft, die über alle Maße hinaus geht, um einander voranzutreiben.

03 Mitarbeiter-Sensibilisierung

Neue Mitarbeitende müssen bei Beginn ihrer Anstellung bzw. Beauftragung mit den wesentlichen für sie relevanten Regelungen vertraut gemacht werden bzw. sich vertraut machen.

04 Einhaltung

Gegenüber Lieferanten, welche die Anforderungen nicht erfüllen, behält sich die PROCON IT GmbH das Recht vor, die Sachverhaltsaufklärung und Einleitung von Gegenmaßnahmen von seinem Lieferanten zu verlangen. Werden durch den Lieferanten nachweislich keine geeigneten Verbesserungsmaßnahmen innerhalb einer angemessenen Frist eingeleitet oder wiegt der Verstoß derart schwer, dass eine Fortsetzung der Geschäftsbeziehungen für PROCON IT GmbH unzumutbar wird, behält sich PROCON IT GmbH unbeschadet weiterer Rechte das Recht vor, das betroffene Vertragsverhältnis fristlos zu kündigen oder von dem betroffenen Vertrag zurückzutreten.

Sofern im Rahmen der Zusammenarbeit mit PROCON IT GmbH eine Unterbeauftragung zulässig ist, so müssen diese alle Regelungen aus diesem Verhaltenskodex und aus sonstigen getroffenen Vereinbarungen ebenfalls umsetzen und einhalten. Es liegt in der Verantwortung des Suppliers dies sicherzustellen und zu kontrollieren.